Pernah nggak sih kamu ikut kepanitiaan event kampus, udah rempong sana-sini urus konsep, rundown, dan narasumber, tapi pas acaranya berlangsung… yang datang nggak sesuai ekspektasi? Atau media nggak ada yang ngeliput? Nah, salah satu penyebabnya bisa jadi karena press release kamu nggak tepat sasaran.
Buat kamu yang aktif di organisasi mahasiswa atau sering jadi panitia kegiatan, bikin press release event kampus itu bukan skill tambahan, tapi kebutuhan. Soalnya, press release adalah “jembatan” antara panitia dan audiens yang mau kamu tarik. Tanpa siaran pers yang efektif, informasi acara bisa nyasar atau malah nggak sampai sama sekali. Padahal, kalau kamu paham cara membuat press release kegiatan yang menarik, peluang acara kamu diliput media atau viral di media sosial bakal jauh lebih besar.
Kenapa Press Release Penting untuk Event Kampus?
Sebelum masuk ke teknis, kita harus ngerti dulu esensi dari press release. Banyak yang ngira press release itu cuma berita biasa atau sekadar formalitas buat laporan. Padahal, fungsi utamanya adalah mengumumkan dan mempromosikan acara dengan cara yang resmi, singkat, jelas, dan menggugah minat pembaca.
Bayangin, kamu mau bikin konser amal di kampus. Tanpa press release yang jelas, orang bisa aja nggak tahu detailnya—mulai dari siapa yang tampil, di mana lokasinya, sampai tujuan acara. Tapi kalau kamu punya siaran pers yang tersusun rapi, media bisa dengan mudah mengangkatnya jadi berita, dan calon peserta bisa langsung paham kenapa mereka harus datang. Press release juga bikin acara kampus punya kesan profesional. Media dan sponsor biasanya lebih percaya pada kegiatan yang promosinya rapi dan terstruktur. Dengan kata lain, press release adalah tiket awal buat membangun citra positif event kampus kamu.
Komponen Wajib dalam Press Release Event Kampus
Kalau kamu mau press release terlihat profesional dan efektif, ada beberapa komponen dasar yang harus selalu ada:
- Logo dan Kop Surat
Menandakan press release itu resmi dan berasal dari institusi yang jelas. - Judul Menarik
Bikin orang langsung kepo dan pengen baca sampai habis. - Tanggal Rilis dan Lokasi Acara
Informasi dasar yang nggak boleh terlewat. - Lead Paragraph yang Jelas
Menjawab 5W+1H (What, Who, When, Where, Why, How) secara ringkas. - Isi Utama atau Body Text
Menjelaskan detail acara, rundown, dan info penting lainnya. - Kutipan dari Narasumber
Bisa dari ketua panitia, pembicara, atau perwakilan kampus untuk menambah kredibilitas. - Informasi Kontak
Supaya media bisa follow-up untuk detail tambahan.
Kalau semua elemen ini terpenuhi, press release kamu bukan cuma informatif, tapi juga menarik di mata pembaca dan media.
7 Langkah Praktis Cara Membuat Press Release Event Kampus yang Profesional
Biar press release kamu nggak cuma jadi lembaran teks yang di-skip pembaca, ikuti tujuh langkah ini. Kalau semua dijalankan, press release kamu akan terlihat rapi, profesional, dan efektif memancing minat media maupun audiens.
1. Tentukan Tujuan dan Target Audiens
Sebelum menulis, tanya ke diri sendiri: press release ini mau ditujukan untuk siapa? Apakah fokusnya mahasiswa, dosen, alumni, masyarakat umum, atau bahkan sponsor? Tujuan ini akan memengaruhi gaya bahasa, detail yang disertakan, dan media yang akan kamu kirimi.
Kalau targetnya mahasiswa, kamu bisa gunakan bahasa yang lebih santai tapi tetap formal. Kalau targetnya media nasional, gaya bahasanya harus lebih netral dan mengikuti standar jurnalistik. Ingat, inti dari cara membuat press release kegiatan yang efektif adalah menyesuaikan pesan dengan siapa yang akan membacanya.2. Kumpulkan Informasi Lengkap Sebelum Menulis
Press release yang bagus adalah press release yang informasinya padat, akurat, dan lengkap. Jadi sebelum mulai mengetik, pastikan kamu sudah punya:
- Tanggal, waktu, dan lokasi acara.
- Tema dan tujuan acara.
- Susunan acara atau rundown singkat.
- Daftar pembicara atau pengisi acara.
- Kutipan dari pihak terkait (ketua panitia, pembicara, atau dosen).
Jangan sampai ada info yang belum jelas saat kamu mulai menulis, karena itu bisa bikin press release terasa setengah matang dan media enggan memuatnya.
3. Buat Judul yang Eye-Catching
Judul adalah pintu masuk pembaca. Kalau judulnya membosankan, press release kamu kemungkinan besar akan di-skip. Gunakan kata-kata yang memancing rasa ingin tahu dan relevan dengan acara.
Contoh:
- “Festival Musik Kampus 2024: Panggung untuk Band Indie Muda”
- “Seminar Nasional AI di Universitas X: Mengupas Tren Teknologi Masa Depan”
Judul ini nggak cuma memberi gambaran singkat, tapi juga mengandung kata kunci yang memudahkan ditemukan di pencarian Google, apalagi kalau kamu sedang mengoptimalkan press release event kampus untuk publikasi online.4. Tulis Lead Paragraph yang Padat dan Jelas
Paragraf pembuka adalah bagian paling krusial. Di sinilah kamu harus langsung menjawab pertanyaan 5W+1H. Contoh:
“Universitas X akan menggelar Festival Seni Kampus pada 15 Oktober 2024 di Lapangan Utama. Acara ini menghadirkan 12 penampilan seni dari mahasiswa, pameran karya kreatif, dan kuliner khas daerah.”
Dengan lead seperti ini, pembaca langsung tahu inti acaranya tanpa harus membaca panjang lebar dulu.
5. Kembangkan Isi Utama dengan Detail yang Menarik
Di bagian body text, jelaskan detail acara: siapa pengisi acaranya, apa saja yang akan terjadi, dan kenapa acara ini spesial. Sertakan juga data pendukung seperti jumlah peserta tahun lalu, prestasi pengisi acara, atau kolaborasi spesial yang membuat event ini layak diliput.
Kalau memungkinkan, masukkan juga kutipan langsung dari narasumber. Misalnya:
“Kami ingin memberikan ruang bagi mahasiswa untuk mengekspresikan kreativitasnya,” ujar Budi Santoso, Ketua Panitia Festival Seni Kampus 2024.
Tips Biar Press Release Event Kampus Lebih Efektif
Selain mengikuti langkah di atas, ada beberapa trik tambahan supaya press release yang kamu buat nggak cuma “ada”, tapi juga bekerja maksimal.
- Gunakan Bahasa yang Santai tapi Formal
Jangan kaku seperti laporan ilmiah, tapi juga jangan terlalu gaul. Temukan keseimbangan yang enak dibaca tapi tetap profesional. - Fokus pada Nilai Berita
Cari hal yang membuat acara ini layak diberitakan. Misalnya, narasumber terkenal, kolaborasi unik, atau tujuan acara yang bermanfaat untuk masyarakat. - Buat Paragraf Pendek
Paragraf yang terlalu panjang bikin pembaca cepat bosan. Pecah jadi 2–3 kalimat per paragraf. - Gunakan Data atau Statistik
Angka bisa memberi gambaran konkret dan menarik perhatian pembaca. - Manfaatkan Bullet Points
Gunakan untuk menyajikan informasi penting supaya lebih mudah di-scan mata pembaca.
Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Biar hasil kerja kamu nggak sia-sia, hindari beberapa kesalahan klasik ini saat membuat press release event kampus:
- Terlalu Panjang dan Bertele-tele – Press release sebaiknya padat dan langsung ke inti pesan.
- Menggunakan Jargon Sulit – Hindari istilah teknis yang bikin pembaca bingung.
- Lupa Menyertakan Kontak Media – Media butuh kontak jelas untuk follow-up.
- Telat Mengirim ke Media – Kirim minimal seminggu sebelum acara berlangsung.
- Tidak Proofreading – Kesalahan ejaan bisa membuat kesan tidak profesional.
Penutup:
Bikin press release itu bukan cuma soal menyusun kata, tapi juga memahami bagaimana kata-kata itu bisa memengaruhi persepsi publik dan media. Press release yang efektif akan mempermudah wartawan memahami inti berita dan menilai kelayakannya untuk dipublikasikan. Apalagi di era informasi yang serba cepat ini, persaingan untuk mendapatkan ruang publikasi sangat ketat.
Makanya, kamu harus memastikan press release event kampus yang kamu buat nggak hanya rapi dan informatif, tapi juga punya “nilai berita” yang kuat. Nilai ini bisa datang dari aspek unik acara, keterlibatan tokoh penting, inovasi yang ditawarkan, atau bahkan cerita inspiratif di balik acara tersebut.
Jangan lupa, distribusi press release juga sama pentingnya dengan penulisannya. Kirim ke media yang relevan dengan target audiens kamu, sertakan foto berkualitas tinggi, dan jika memungkinkan, hubungi langsung wartawan atau editor untuk memastikan mereka menerima dan membaca rilis yang kamu kirimkan.
Dan yang nggak kalah penting, pastikan kamu menyimpan arsip semua press release yang pernah dibuat. Arsip ini berguna untuk bahan evaluasi, referensi di masa depan, atau bahkan untuk portofolio personal dan organisasi. Dengan begitu, kemampuan kamu dalam membuat press release akan semakin terasah seiring waktu.
Kalau kamu saat ini sedang mempersiapkan acara teknologi, seminar akademik, atau kegiatan ilmiah yang berhubungan dengan kecerdasan buatan, mengemas informasinya dalam bentuk press release yang profesional akan memberi nilai tambah. Apalagi jika acara tersebut mendukung penelitian mahasiswa, seperti skripsi tentang kecerdasan buatan, yang saat ini sedang naik daun di kalangan akademisi. Topik ini bukan cuma relevan, tapi juga strategis untuk menunjukkan bahwa kampus kamu siap bersaing di era digital dan AI.
